Als informatieanalist bij het OM verzamelt en analyseert Gerdien Teerhuis-Kaars de wensen van medewerkers en vertaalt die vervolgens naar goedwerkende softwareoplossingen. Die input vormt het basisadvies over strategische beslissingen en technologische wijzigingen. In onder andere het Bedrijfsinformatieplan OM (BIPOM) legt ze de architectuur vast die als basis dient voor de komende veranderingen. Waarom het OM? “Naast de maatschappelijke verantwoordelijkheid van dit werk, is het gewoon ontzettend interessante materie.”

Tolken
“Ik werd zo’n twintig jaar geleden vanuit Deloitte als IT’er gedetacheerd bij het OM. Ik besloot zelf de overstap te maken naar het OM. Inmiddels werk ik ruim zeven jaar in mijn huidige functie. Als informatieanalist vertaal ik de wensen vanuit de organisatie naar de IT in de vorm van passende requirements, zoals hoe de IT-systemen eruit moeten zien en hoe de ontwikkelteams deze wensen uitvoeren. Het uitgangspunt zijn de gebruikerswensen. Vaak gaat het ook om het reageren op nieuwe wetgeving. Bij een wetswijziging ben ik medeverantwoordelijk voor het systeemproces: wat betekent dit voor alle partijen? Wat moeten we aanpassen in het systeem? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat we met nieuwe technieken hetzelfde blijven doen, maar dan beter en sneller? De verbinding tussen business en IT moet goed zijn. Als ik verkeerde opdrachten geef, maken de ontwikkelaars een product waar niemand iets aan heeft. In mijn rol is dat ‘vertalen’ dus essentieel.”

Centraliseren
“Het hele OM wordt momenteel gemoderniseerd en gedigitaliseerd. Daaronder valt ook het uniformeren van werkprocessen. Hierbij hebben we ook te maken met de processen van onze ketenpartners, zoals de rechtbank en de politie. Waar wij regelmatig tegenaan lopen, is dat de verschillende parketten ook verschillende afspraken hebben met de rechtbank of de politie in de desbetreffende regio. Zo is er nu een vast proces opgesteld voor DNA-afname bij verdachten. In de wet staat dat de verdachte geïnformeerd moet worden, maar niet wie dat moet doen. Als een verdachte DNA moet afstaan, ontvangt hij een informatiesetje waarin staat wat de bedoeling is en wat dat voor hem inhoudt. Nu zien we dat op de ene locatie de politie dit doet en op de andere het OM. Dat moet beter. De uitdaging is om hiervoor een proces te ontwerpen dat voor alle partijen werkt.”

Uitdagingen
“De digitaliseringsgolf brengt uitdagingen met zich mee. Een van de uitdagingen is dat we al het huidige papierwerk digitaal willen maken. Neem weer het voorbeeld van DNA. Als de politie een verdachte aanhoudt en vingerafdrukken of bloedsporen heeft gevonden, moet het OM opdracht geven tot onderzoek. Wij sturen die opdracht naar het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), dat het onderzoek uitvoert. Momenteel zit er nog veel handwerk in dit proces; een medewerker van het OM moet de opdracht van de politie bijvoorbeeld handmatig overtypen in onze systemen. Dat willen we automatiseren naar één dossier waar alle ketenpartners bij kunnen en waarin automatisch toegang wordt verleend wanneer er toestemming gegeven is. Dat geldt ook voor het aftappen van telefoons. Als de politie de telefoon van de verdachte wil afluisteren om bewijs te verzamelen, moeten ze een aanvraag indienen bij het OM, met daarin het telefoonnummer. Die opdracht sturen wij naar de politie, die het weer doorstuurt naar de telecomprovider. Er moet over een aantal schijven toestemming komen. Logisch natuurlijk, want het is een enorme inbreuk op de privacy. Maar dat telefoonnummer moet nu bij die verschillende schijven handmatig worden overgetypt. Dat is extra werk, met een risico op fouten. Door dat te automatiseren verkleinen we dat risico.”

Waarom het OM?
“Natuurlijk is het fijn om te kunnen bijdragen aan het goed functioneren en het veiliger maken van de Nederlandse samenleving. Daarnaast is het gewoon ook hele complexe en interessante materie waar ik dagelijks aan werk. Je hebt te maken met veel partijen, ketenpartners en verschillende regio’s. Zowel met de mensen die het dagelijkse werk uitvoeren als met de collega IT’ers, zoals ontwikkelaars, testers en beheerders. Je werkt met mensen met allerlei verschillende functies, specialismen en achtergronden. Al die mensen moeten met elkaar kunnen communiceren en via dezelfde systemen dezelfde informatie kunnen ophalen. Dat maakt het werk dynamisch en interessant. Het IVOM is erg jong. Natuurlijk is er daarom ruimte voor verbetering, maar het betekent ook dat interne processen nog niet in beton gegoten zijn. De lijntjes zijn vrij kort en het proces van afstemming verloopt relatief gemakkelijk. We zitten midden in een vernieuwingsslag. Er is dus ruimte voor inbreng, voor nieuw talent en behoefte aan ervaring. Onze systemen moeten zowel legacy borgen als toekomstbestendig zijn. Dat is reuzespannend.”