Interview met Arie Franke (Hoofd CIO-Office)

Onze maatschappij ontwikkelt zich razendsnel. Technologische, politieke, economische en sociale ontwikkelingen zorgen ervoor dat ook het OM voortdurend in beweging is. Dat levert op het gebied van IT telkens nieuwe opgaven, vragen en dilemma’s op. Om de uitdagingen op het gebied van digitalisering aan te pakken heeft het OM in 2020 IVOM opgericht. Een zelfstandig bedrijfsonderdeel dat zich volledig focust op de continuïteit, professionalisering en vernieuwing van het IT-landschap. Hier werken IT’ers elke dag aan systemen en processen die bijdragen aan een rechtvaardige samenleving. Goede IT- en informatievoorzieningen zijn namelijk essentieel bij het uitvoeren van onze kerntaken: opsporen en vervolgen.

Zonder strafdossier geen proces

“Alle dossiers en processtukken waar de officieren van justitie en hun directe collega’s mee moeten werken staan in ons geïntegreerd processysteem. De officier moet daar altijd toegang toe kunnen hebben. Want zonder (straf)dossier geen beslissing over vervolging”, legt Arie Franke, Hoofd CIO-office van het OM uit. “In 2020 kregen we te maken met grote verstoringen op de primaire zaaksystemen. De gevolgen daarvan waren merkbaar door de hele organisatie. Denk aan officieren die problemen ondervonden met het opvragen van digitale dossiers of processtukken. Stel je voor dat je op zitting staat en de toegang tot je stukken hapert, dat konden we absoluut niet laten gebeuren.

”Het OM besloot een hervormingsstrategie op te stellen. IVOM (Informatievoorziening OM) werd een zelfstandig bedrijfsonderdeel gemaakt om de grondige digitalisering te realiseren. Franke: “Samen met een aantal hoofdofficieren en directeuren bedrijfsvoering stelden we vast wat de uitdagingen zijn en hoe we deze het hoofd gaan bieden. Dit is het Business Informatieplan Openbaar Ministerie (BIPOM) geworden. We stelden de ambities vast tot en met 2027 via programma- en portfoliomanagement vast. Deze deadline hangt samen met de implementatie van het nieuwe Wetboek van Strafvordering*. Zowel het OM als de ketenpartners moeten hier goed op voorbereid zijn.” 

*Het wetboek van strafvordering dateert uit 1926 en is aan herziening toe. Het nieuwe wetboek legt de basis voor digitalisering van de strafrechtketen. In het nieuwe wetboek is jurisprudentie gecodificeerd en overzichtelijker ingedeeld. Daarnaast zijn huidige maatschappelijke en technologische ontwikkelingen verwerkt, zodat het wetboek aansluit bij ons dagelijks werk in de opsporing en vervolging. De invoering van dit nieuwe wetboek is een grote en complexe opgave. Het doel is dat iedereen straks goed voorbereid aan de slag kan met een nieuw wetboek dat eenvoudiger, prettiger en vlotter in het gebruik is.

Drie pijlers 

De realisatie van het BIPOM gebeurt langs drie pijlers: continuïteit en stabiliteit, professionalisering en vernieuwing. Franke: “De pijler continuïteit en stabiliteit staat qua prioriteit met stip op één. De bestaande systemen hebben we nog jaren nodig. Het up-to-par houden van deze systemen is essentieel voor het borgen van het primaire proces. Hierin is in de afgelopen twee jaar al een grote slag geslagen met het programma Continuïteit en overdraagbaarheid.  De infrastructuur werd vernieuwd, bestaande businessapplicaties werden geüpdatet en kritieke componenten binnen het bestaande landschap werden uitgefaseerd. Met als resultaat: betere prestaties van de OM-zaaksystemen, en minder uitval en foutmeldingen.” Hiermee hebben we de basis gelegd voor vernieuwing, de tweede pijler. Momenteel hebben we acht systemen die het primaire proces ondersteunen. We willen toe naar één platform. Zo verbeteren we de informatiepositie van OM-medewerkers en de informatievoorziening richting slachtoffers, verdachten en veroordeelden. Daarbij wordt het gebruik van multimedia steeds belangrijker bij strafzaken. Denk aan camerabeelden, video-opnames, geluidsfragmenten en foto’s. Door de toegenomen digitalisering van de samenleving is er een enorme toename van dit soort types bewijs. Onze systemen moeten hier klaar voor zijn. De derde pijler, professionalisering, richt zich op de voorheen gefragmenteerde organisatie. De IT-afdeling zat vrij afgezonderd van de rest van het OM en kende weinig regie. Het IT-landschap was versnipperd waardoor gebruikers vaak moeite hadden met het uitwisselen van informatie. Een diepgaande modernisering was dus van vitaal belang.”

Een unieke situatie 

De grootste moderniseringsslag vindt plaats binnen de pijler vernieuwing door veranderprogramma Emma. De opdracht van dit programma is tweeledig: het moderniseren en uniformeren van de werkzaamheden en het inrichten van een nieuw systeem voor de afhandeling van alle strafzaken. Als Emma af is, loggen mensen in op een heel nieuwe omgeving en doen ze hun werk in een heel nieuw systeem. Het programma zorgt uiteindelijk voor het ondersteunen van de procesuniformering van het hele OM. Daar hoort het uitfaseren van oude, en implementeren van nieuwe software bij, maar ook het standaardiseren van processen en het vereenvoudigen van technieken. Franke: “Dat betekent dat wij onze mensen nieuwe digitale vaardigheden moeten aanleren en moeten investeren in duurzame ontwikkeling. Voor onze werknemers betekent dit een unieke situatie binnen de overheid: we werken met een stabiel landschap dat functioneert en goed wordt ondersteund. Maar we zitten midden in een transformatietraject en er komen nog veel ontwikkelingen op ons af. Er is dus heel veel ruimte om invulling te geven aan een heel nieuw landschap. Waarmee je als werknemer echt waarde kunt toevoegen.”

Dynamisch en uitdagend 

De transformatie gaat verder dan slechts een digitale modernisering. Franke: “Het vraagt een vernieuwing in relaties. Oud en nieuw moeten met elkaar blijven praten. Op het spanningsvlak van de continuïteit en transformatie is veel kennis nodig over integratievraagstukken die technisch complex zijn.  Hier hebben we knappe koppen voor nodig die technisch sterk zijn én begrijpen wat de gebruikers bij het OM nodig hebben. Die gebruikersbehoeften vertalen naar implementatie in systemen en processen. Die zich willen buigen over codes en maatwerksoftware, maar ook sparren over het modelleren van processen. Het gaat veel verder dan het draaiende houden van systemen.”

Waarom is het OM dé plek om als bevlogen IT’er aan de slag te gaan? “Omdat je je persoonlijk kunt ontwikkelen in een maatschappelijk relevante omgeving”, zegt Franke direct. “Nieuwe wetgeving, ketenafspraken, sociale en technologische ontwikkelingen en dat allemaal in een van de pijlers van onze rechtstaat. En dit zijn slechts een paar factoren die ons werk dynamisch en uitdagend maken. Het OM is altijd in beweging. Daarbij ligt er een grote ruimte waarin ontwikkelingskansen liggen. Bovendien draag je bij aan de rechtvaardigheid in de samenleving. Het verbeteren van systeemprestaties en het implementeren van nieuwe systemen kun je overal doen. Maar bij het OM til je niet alleen de organisatie naar een hoger niveau. Je beschermt de maatschappij.”